Profesyonel Yönetici Hizmeti

Profesyonel yönetici kimdir?

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetici, kat malikleri kurulunca seçilir ve kat maliklerinden biri olabileceği gibi dışarıdan bir kişi veya şirket de olabilir. Bağımsız bölüm sayısı sekiz ve üzerindeki binalarda yönetici atanması zorunludur. Profesyonel yönetici, bu görevi ücret karşılığında ve yazılı bir sözleşmeyle üstlenen kişi veya şirkettir.

Yöneticinin yetkisi sınırsız değildir: kurulun kararlarına, yönetim planına ve kanuna bağlıdır. Kurul yöneticiyi her zaman görevden alabilir. Bu denge, profesyonel yönetimin güvence altında yürümesini sağlar.

Yöneticinin kanuni görevleri

• Kat malikleri kurulu kararlarını uygulamak ve yönetim planına uyulmasını sağlamak.
• Yıllık işletme projesini hazırlamak ve kat maliklerine bildirmek.
• Kurul kararlarını noter onaylı karar defterine yazdırmak, gelir-gider defterini tutmak.
• Ortak giderleri tahsil etmek, ödemeleri yapmak ve belgelerini saklamak.
• Ortak yerlerin bakım, onarım ve temizliğini sağlamak.
• Denetçi veya denetim kuruluna hesap ve belgeleri sunmak.

İşletme projesi kat maliklerine tebliğ edildikten sonra kanuni süre içinde itiraz edilmezse kesinleşir; kesinleşen işletme projesi, borçlu kat malikine karşı icra takibinde belge niteliği taşır. Bu nedenle projenin doğru hazırlanması ve usulüne uygun tebliği önemlidir.

Sözleşmede neler yazılı olmalı?

İyi bir yöneticilik sözleşmesi belirsizlik bırakmaz. Bizim sözleşmemizde şunlar açıkça yer alır: görevlerin listesi, raporlama sıklığı ve içeriği, onaysız harcama sınırı, banka hesabı ve imza yetkileri, gizlilik ve kişisel verilerin korunması, fesih süresi ve devir yükümlülükleri. Sözleşme kurulun onayıyla yürürlüğe girer ve karar defterine işlenir.

Şeffaflık ve denetim

Yöneticinin en önemli güvencesi denetime açık olmasıdır. Tüm banka hareketleri ve faturalar aylık raporda yer alır; kat malikleri sakin panelinden belgeleri görebilir. Denetçi veya denetim kurulu istediği zaman hesapları inceleyebilir. Yıl sonunda faaliyet raporu ve hesap dökümüyle genel kurula hesap veririz.

Ne zaman profesyonel yönetici seçmeli?

Gönüllü yönetici bulunamadığında, aidat tahsilatı düştüğünde, bakım sürekli ertelendiğinde veya kat malikleri arasında güven sorunu oluştuğunda profesyonel yönetici en hızlı çözümdür. Tarafsız bir yönetici, kuralları herkese eşit uygular ve kararları belgeye dayandırır.

Profesyonel yönetici ile yönetim şirketi farkı

Profesyonel yönetici tek bir kişi olabileceği gibi arkasında muhasebe, teknik ve hukuk ekibi olan bir şirket de olabilir. Tek kişilik yönetimde tatil, hastalık veya iş yoğunluğu hizmeti aksatabilir; şirket yapısında ise sorumlu yönetici değişse bile süreç ve kayıtlar kesintisiz devam eder. Kat malikleri açısından önemli olan, sözleşmede tek bir sorumlu kişinin ve onun yedeğinin açıkça belirtilmesidir.

Yöneticinin sorumluluğu

Kanuna göre yönetici, kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur: işleri özenle yürütmek, hesap vermek ve kurul kararlarına uymakla yükümlüdür. Görevini kötüye kullanan veya ihmal eden yöneticiye karşı kat maliklerinin kanuni hakları vardır. Profesyonel yönetimde bu sorumluluk sözleşmeyle de netleştirilir; mesleki sorumluluk sigortası talep edilmesi iyi bir uygulamadır.

İbra nedir?

Yıl sonunda genel kurul, yöneticinin hesaplarını ve faaliyet raporunu görüşür ve yöneticiyi ibra eder ya da etmez. İbra, o dönemin hesaplarının kurulca kabul edildiği anlamına gelir. Sağlıklı bir ibra için hesap dökümü, belgeler ve denetçi raporu toplantıdan önce kat maliklerine sunulmalıdır; biz bu dosyayı toplantıdan en az bir hafta önce paylaşırız.

Yönetici değiştirmek

Kurul yöneticiyi her zaman görevden alabilir. Geçişte karar defteri, banka hesapları ve belgeler bir devir tutanağıyla teslim edilmelidir. Ayrıntılı süreç için: yönetim şirketi değiştirmek.

Kat maliki yönetici ile profesyonel yönetici karşılaştırması

Küçük ve uyumlu apartmanlarda kat maliki yöneticiler çok başarılı olabilir. Profesyonel yönetici genellikle borç sorunu büyüdüğünde, bina karmaşıklaştığında ya da kimse yöneticiliği üstlenmek istemediğinde gündeme gelir.

Yönetici seçildikten sonraki ilk adımlar

1. Karar defterine işlenmesi: Seçim kararı ve sözleşmenin temel şartları karar defterine yazılır.
2. Ödeme düzeni: Aidatların ödeneceği hesap ve ödeme açıklaması kat maliklerine duyurulur.
3. Devir tutanağı: Eski yöneticiden defterler, kasa, belgeler ve anahtarlar tutanakla alınır.
4. Sakinlere tanıtım: İletişim kanalları, arıza bildirimi ve ödeme yöntemleri duyurulur.
5. İlk rapor: Devralınan durum (bakiye, borçlar, açık işler) ilk ay sonunda yazılı olarak paylaşılır.

İyi bir yöneticiyi nasıl anlarsınız?

Birkaç soru yeterince fikir verir: Aylık rapor düzenli geliyor mu? Faturaları istediğinizde görebiliyor musunuz? Arıza bildiriminiz kayıt altına alınıp size dönülüyor mu? Genel kurul zamanında ve usulüne göre toplanıyor mu? Bu dört sorunun cevabı “evet” ise yönetim sağlıklı işliyordur.

Cevaplardan biri “hayır” ise önce yöneticiyle yazılı olarak konuşmak, ardından denetçiden inceleme istemek doğru sıradır. Yöneticiyi değiştirmek genel kurul kararıyla mümkündür; ancak kayıtlar düzenli tutulmadıysa yeni yönetici önce geçmişi toparlamakla uğraşır. Bu nedenle sorunları biriktirmeden, küçükken dile getirmek hem binanın hem yöneticinin işini kolaylaştırır.