Denetçi / Denetim Kurulu Hizmeti

Denetim neden gerekli?

Kat Mülkiyeti Kanunu, yöneticinin hesap ve işlemlerinin denetlenmesi için kat malikleri kuruluna bir denetçi veya denetim kurulu seçme imkânı tanır. Denetim, yönetime güvenin en sağlam dayanağıdır: harcamaların belgeye, bütçeye ve kurul kararlarına uygun olduğunu bağımsız bir gözün doğrulamasıdır.

Neleri inceliyoruz?

• Banka hesap hareketleri ve kasa bakiyesi.
• Her harcamanın faturası, ödeme belgesi ve dayandığı karar.
• İşletme projesi ile gerçekleşen giderler arasındaki farklar ve açıklamaları.
• Aidat tahsilatı, borçlu listesi ve takip durumu.
• Tedarikçi seçimi, teklif karşılaştırmaları ve sözleşmeler.
• Personel ödemeleri, SGK bildirimleri ve vergi yükümlülükleri.

Denetim raporu

Raporumuz kat maliklerinin anlayacağı sade bir dille yazılır: ne incelendi, ne bulundu, ne öneriliyor. Belgesiz harcama, bütçe aşımı veya karara aykırı işlem varsa açıkça belirtilir ve yönetimin açıklaması eklenir. Yıllık denetim raporu genel kurulda sunulur ve yöneticinin ibrası görüşülürken dikkate alınır.

Kimler için?

Bu hizmet, yönetimi başka bir şirkette veya gönüllü yöneticide olan ve bağımsız bir denetim isteyen binalar içindir. Kendi yönettiğimiz binalarda denetçiyi kat malikleri kendileri seçer; biz tüm belgeleri denetime hazır tutarız.

Örnek denetim raporu yapısı

1. Kapsam: İncelenen dönem ve belgeler.
2. Kasa ve banka: Bakiye mutabakatı.
3. Gelirler: Tahakkuk ile tahsilatın karşılaştırılması, borçlu listesi.
4. Giderler: Belgesiz, karara aykırı veya bütçeyi aşan harcamalar.
5. Personel: Bordro ve SGK bildirimlerinin uyumu.
6. Sözleşmeler: Tedarikçi seçimi ve fiyat karşılaştırmaları.
7. Bulgular ve öneriler: Yönetimin açıklamasıyla birlikte.

Denetimde sık görülen bulgular

• Elden yapılan tahsilat ve makbuzla banka kaydının uyuşmaması,
• faturasız veya fişle yapılan harcamalar,
• kurul kararı olmadan yapılan büyük harcamalar,
• tebliğ edilmemiş veya kesinleşmemiş işletme projesi,
• personel ödemelerinde bildirim eksikleri.

Bu bulguların çoğu kötü niyetten değil, düzensizlikten kaynaklanır. Rapor, suçlamak için değil düzeltmek için yazılır; her bulgu için somut bir öneri verilir.

Denetçinin kanuni rolü

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre kat malikleri kurulu, yöneticinin işlemlerini denetlemek üzere bir denetçi ya da denetim kurulu seçebilir. Denetçi kat maliklerinden biri olabileceği gibi dışarıdan bir kişi ya da şirket de olabilir. Denetçi, yöneticinin hesaplarını ve işlemlerini inceler ve bulgularını kat malikleri kuruluna rapor eder. Denetimin sıklığı ve kapsamı yönetim planında ya da genel kurul kararında belirlenir; en az yılda bir kez, genel kurul öncesinde yapılması önerilir.

Denetim nasıl yürütülür?

1. Belge talebi: Denetlenen döneme ait banka dökümleri, faturalar, makbuzlar, sözleşmeler, işletme projesi ve karar defteri istenir.
2. Banka mutabakatı: Dönem başı ve sonu bakiyeleri, tüm hareketlerin belgeyle eşleşmesi kontrol edilir.
3. Örnekleme: Büyük tutarlı harcamaların tamamı, küçük harcamalardan ise seçilen bir örnek ayrıntılı incelenir.
4. Karar uyumu: Harcamaların işletme projesine ve genel kurul kararlarına uygun olup olmadığına bakılır.
5. Tahsilat kontrolü: Aidat tahakkukları, tahsilatlar ve borç listesi karşılaştırılır.
6. Taslak rapor ve görüş: Bulgular önce yöneticiye iletilir, açıklaması alınır, sonra rapor kesinleşir.

Bulgular nasıl sınıflandırılır?

Rapor suçlayıcı değil, düzeltici bir dille yazılır. Amaç yöneticiyi yıpratmak değil, kat maliklerinin paranın nasıl yönetildiğini güvenle bilmesidir.

Denetim ücretini etkileyen etkenler

Ücret; denetlenen dönemin uzunluğuna, bağımsız bölüm sayısına, işlem hacmine ve kayıtların düzenine göre belirlenir. Düzenli tutulmuş, dijital kayıtları olan bir binanın denetimi birkaç gün sürerken, belgeleri dağınık bir binada kayıtların önce toparlanması gerekir. Talep geldiğinde örnek belgeleri inceleyip sabit ücretli bir teklif veririz.

Denetimde tarafsızlık

Kendi yönettiğimiz bir binanın denetçiliğini üstlenmeyiz; bu durum tarafsızlık ilkesine aykırıdır. Denetim hizmetini yalnızca başka bir yönetici ya da yönetim şirketi tarafından yönetilen binalara veririz.

Denetimden sonra ne olur?

Denetim raporu genel kurulda okunur ve kat malikleri yöneticinin ibrası konusunda bu rapora dayanarak oy kullanır. Raporda kritik ya da önemli bulgu varsa, genel kurul yöneticiden belirli bir süre içinde açıklama ya da düzeltme isteyebilir; eksik belgelerin tamamlanması, hatalı kayıtların düzeltilmesi ya da kararsız harcamanın sonradan onaya sunulması gibi. İyileştirme önerileri ise yeni dönemin çalışma planına eklenir ve bir sonraki denetimde uygulanıp uygulanmadığı kontrol edilir.

Denetim bir kez yapılıp unutulan bir iş değil, her yıl tekrarlanan bir güvence mekanizmasıdır. Aynı bulgunun ikinci yıl tekrar etmesi, yönetimin düzeltici adım atmadığını gösterir ve kat maliklerinin dikkatle ele alması gereken bir işarettir.

Denetim için hazırlık listesi

• dönem başı ve sonu banka hesap özetleri,
• tüm gelir ve gider belgeleri (tarih sırasıyla),
• işletme projesi ve genel kurul kararları,
• bakım, hizmet ve personel sözleşmeleri,
• borçlu daire listesi ve hukuki takip dosyaları,
• demirbaş listesi ve yedek akçe hesabı.

Belgeleri eksiksiz ve düzenli sunan bir yönetim, denetimi hem kısaltır hem de maliyetini düşürür.

Yönetim değişikliğinde devir denetimi

Yönetici ya da yönetim şirketi değiştiğinde yapılan kısa bir devir denetimi, yeni yönetimin hangi durumu devraldığını netleştirir. Devir tarihindeki banka bakiyesi, açık borç ve alacaklar, süren sözleşmeler ve bekleyen işler bağımsız bir gözle tespit edilir. Böylece eski dönemden kalan bir sorun yeni yönetime, yeni dönemde doğan bir sorun da eski yönetime yüklenmez; iki taraf da tartışmasız bir başlangıç noktasına sahip olur.