Aidat Takibi ve Tahsilat

Aidat takibi neden zorlaşır?

Aidat, binanın ortak giderlerini karşılamanın tek yoludur; birkaç dairenin ödememesi elektrik, asansör bakımı veya kapıcı maaşının gecikmesine yol açar. Gönüllü yönetimde takip çoğunlukla kişisel ilişkilere takılır: komşuya borcunu hatırlatmak zordur, ödemeler elden alınır, kayıtlar deftere düzensiz geçer. Birkaç ay içinde kimin ne kadar borcu olduğu belirsizleşir.

Bizim sistemimiz: tahakkuk, eşleştirme, hatırlatma

• Tahakkuk: Her ayın başında onaylı işletme projesine göre her bağımsız bölüme borç yazılır. Ek giderler (ör. çatı onarımı) kurul kararıyla ayrı kalem olarak eklenir.
• Eşleştirme: Her daireye özel ödeme açıklaması tanımlanır; banka hareketleri otomatik olarak doğru daireyle eşleşir. Elden tahsilat yapılmaz.
• Hatırlatma: Vade öncesi bilgilendirme, vade sonrası nazik hatırlatma ve ardından yazılı bildirim kendiliğinden gönderilir.
• Görünürlük: Kat malikleri sakin panelinden kendi borcunu, ödemelerini ve binanın kasasını görür.

Gecikme tazminatı: kanun ne diyor?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesine göre ortak gider ve avans payını zamanında ödemeyen kat maliki, ödemede geciktiği günler için aylık %5 hesabıyla gecikme tazminatı öder. Bu oran kanunidir; yönetim planında daha düşük bir oran belirlenebilir ama keyfi olarak artırılamaz. Gecikme tazminatını her ay otomatik hesaplar ve borç dökümünde ayrı satırda gösteririz. Tutarı kendiniz görmek için gecikme tazminatı hesaplayıcısını kullanabilirsiniz.

Kiracı ödemezse ne olur?

Aidat borcundan kiracı ile kat maliki birlikte sorumludur; kiracının ödemediği aidat kat malikinden de istenebilir. Bu nedenle bildirimleri hem kiracıya hem malike yaparız. Kiracı değişimlerinde borç durumunu malike yazılı olarak bildiririz.

Ödemeyenlere karşı kanuni yollar

Hatırlatmalara rağmen ödenmeyen borçlarda önce yazılı ihtar gönderilir. Borç sürerse kat malikleri kurulunun verdiği yetkiyle anlaşmalı avukat üzerinden icra takibi başlatılır. Kesinleşmiş işletme projesi ve karar defteri örneği bu takipte güçlü belgedir. Kanun ayrıca kat maliklerine, borçlu kat malikinin bağımsız bölümü üzerinde kanuni ipotek hakkı tanır.

Sonuç: ölçülebilir tahsilat

Yönettiğimiz binalarda ortalama aidat tahsilat oranımız %96'dır. Her ay tahsilat raporunda ödenen, geciken ve takipteki borçları ayrı ayrı görürsünüz; hiçbir borç sessizce birikmez.

Tahsilat oranını ne düşürür?

• Belirsiz ödeme bilgisi: Hangi hesaba, hangi açıklamayla ödeme yapılacağı net değilse ödemeler gecikir veya yanlış daireye yazılır.
• Tutarsız uygulama: Bazı borçlulara hatırlatma yapılıp bazılarına yapılmaması, diğer kat maliklerinin de ödemeyi ertelemesine yol açar.
• Görünmezlik: Kat maliki kendi borcunu göremezse biriktiğini fark etmez.
• Güvensizlik: Paranın nereye gittiğini bilmeyen kat maliki ödemeye isteksizdir. Şeffaf rapor, tahsilatın en güçlü aracıdır.

Bir borç nasıl takip edilir? Örnek zaman çizelgesi

Süreler kat malikleri kurulunun kararıyla binanıza göre ayarlanır; önemli olan aynı kuralın herkese aynı biçimde uygulanmasıdır.

Ödeme kolaylığı

Her daireye özel ödeme açıklaması tanımlanır; kat maliki havale veya EFT ile ödediğinde ödeme otomatik eşleşir. Toplu ödemeler (ör. yıllık peşin) ve taksit planları sistemde ayrı işaretlenir. Kat maliki, ödeme dekontunu beklemeden kendi hesap dökümünü panelden indirebilir.

Satış ve kiralamada borç kontrolü

Daire satışı veya kiracı değişiminde en sık sorun, önceki döneme ait borçların belirsiz kalmasıdır. Satış öncesi kat malikinin talebiyle borç durumunu gösteren yazıyı hazırlar, yeni kat malikine veya kiracıya ödeme bilgilerini ve bina kurallarını iletiriz.

Aidat ile ortak gider avansı aynı şey mi?

Günlük dilde “aidat” denen tutar, hukuki olarak kat maliklerinin ortak giderlere katılım payı ve işletme projesine göre ödenen avanstır. Bu ayrım önemlidir: avans, yıl sonunda gerçekleşen giderle karşılaştırılır. Gider bütçeden az çıkarsa fark yedek akçeye ya da gelecek yıla aktarılabilir; fazla çıkarsa ek ödeme gündeme gelir. Hangisinin uygulanacağına genel kurul karar verir.

Tahsilat performansı nasıl raporlanır?

Bu göstergeler aylık raporda yer alır. Özellikle yaşlandırma tablosu, kısa süreli gecikmeleri kalıcı borçlardan ayırır ve hangi dosyanın hukuki sürece gitmesi gerektiğini gösterir.

Aidat artışı nasıl belirlenir?

Aidat, yönetimin tek başına artırabileceği bir tutar değildir; işletme projesiyle ve genel kurul kararıyla belirlenir. Yıl içinde enerji fiyatları gibi beklenmedik artışlar olursa yönetim, gerekçesiyle birlikte ek bütçe önerisi hazırlar. Enflasyonun yüksek olduğu dönemlerde yılda iki kez güncelleme yapılmasını öngören bir kararın baştan alınması, sonradan ek ödeme istemekten daha sağlıklıdır.